Ridurre i costi e aumentare la produttività con efficienti strumenti di meeting online

I 6 strumenti più popolari per i meeting online

1. Zoom: il vincitore indiscusso della pandemia
 

Dall'inizio della pandemia da Coronavirus, lo strumento di videoconferenza Zoom è diventato sempre più popolare. In un sondaggio condotto a maggio 2021, il 38 percento degli intervistati ha dichiarato di aver già utilizzato Zoom. Una percentuale notevole, se si considera che non tutti gli intervistati lavorano seduti a una scrivania.

In qualità di software di videoconferenza basato su cloud, Zoom offre alle imprese ogni tipo di funzione:
 

• Registrazione dei meeting
• Condivisione dello schermo
• Sondaggi in diretta
• Sfondi virtuali e richieste di intervento
• Chat
• Applicazione mobile per i partecipanti che non possono seguire dalla propria scrivania

Un ulteriore vantaggio dello strumento è la whiteboard integrata, su cui i partecipanti possono creare note condivise o realizzare schizzi e mappe concettuali. Da ottobre 2021, Zoom offre anche sottotitoli generati automaticamente per gli account gratuiti.

Nel complesso, è possibile aggiungere fino a 1000 partecipanti, di cui massimo 49 possono essere mostrati, contemporaneamente, tramite video. E allo stesso tempo non è necessario possedere un account Zoom né installare il software. I video sono in HD. Tuttavia, il numero di partecipanti nella versione gratuita è limitato a 100, mentre la durata massima di un incontro è di 40 minuti.

2. Microsoft Teams: strumento di collaborazione multifunzionale
 

Anche Microsoft Teams dispone di funzioni come chat di gruppo, archiviazione comune di file, sfondi personalizzati, condivisione dello schermo, sottotitoli in tempo reale e registrazione delle conversazioni. Ma questo strumento offre molto di più: Teams si distingue soprattutto per una connessione diretta a tutte le applicazioni di Office. Perciò, ad esempio, risulta semplicissimo lavorare a una presentazione PowerPoint o su un file di Excel con più persone contemporaneamente. Inoltre, gli utenti di Microsoft Teams possono scegliere tra una vasta gamma di componenti aggiuntivi.

Nella versione gratuita, è possibile organizzare videoconferenze della durata massima di un'ora e con fino a 100 partecipanti. Nelle versioni a pagamento, invece, i partecipanti sono fino a 300, e nei webinar possono collegarsi fino a 10.000 spettatori. Anche in Microsoft Teams è possibile inviare link di invito ai partecipanti anche se questi non hanno installato il software.

3. Skype: per riunioni video spontanee
 

Da quando esiste Skype, gli studenti non telefonano più ai propri genitori, ma li videochiamano da ogni angolo del pianeta. Il servizio, ancora gratuito, è raccomandato come strumento di riunioni di grande semplicità. Alle videochiamate di gruppo possono partecipare fino a 100 persone. Inoltre, Skype consente chat di gruppo di qualsiasi dimensione. Se prima era necessario che ogni partecipante possedesse un proprio account, oggi Skype consente anche agli utenti non registrati di accedere attraverso un link di invito. Inoltre, essendo ormai possibile partecipare tramite browser, non è necessaria l'installazione del software. Presentazioni, materiale di lavoro o progetti possono essere condivisi sullo schermo. In più, le conversazioni possono essere registrate e archiviate fino a 30 giorni. 

La versione a pagamento Skype for Business offre ulteriori vantaggi: riunioni con 250 partecipanti e conferenze live con un pubblico fino a 10.000 persone. Inoltre, è disponibile una funzione whiteboard così come la possibilità di avviare sondaggi rapidi.

4. Cisco Webex: strumento di conferenza innovativo
 

Il software Webex, creato dalla casa Cisco, è stato uno dei primi fornitori di videoconferenze sul mercato ed è in continua evoluzione sin da allora. Le sue funzioni sono simili a quelle di Zoom e Teams, gli attuali leader del mercato. Le videoconferenze possono accogliere fino a 250 partecipanti, mentre la versione gratuita ne consente fino a 100 per una durata massima di 50 minuti. Webex si distingue soprattutto per l'alta qualità del video e del suono ed è conforme alla protezione dei dati.

Adesso è disponibile anche la funzione Webex Hologram. Una soluzione che utilizza i visori per la realtà aumentata per creare una visuale a 360 gradi. Grazie a ologrammi fotorealistici e creati in tempo reale, i partecipanti hanno come la percezione della presenza fisica. Presto saranno possibili anche le videoconferenze in 3D.

5.  GoToMeeting
 

GoToMeeting conquista per la sua facilità di installazione e l'utilizzo intuitivo. Il moderatore può pianificare conferenze su Google Calendar o MS Outlook oppure avviarne una spontaneamente tramite l'applicazione per il desktop. Citrix consente di lavorare collettivamente sui documenti. Il moderatore decide sull'erogazione dei contenuti visualizzati sullo schermo e può cedere il controllo del mouse o della tastiera ad altri partecipanti. In questo modo, altri partecipanti possono avere gli stessi diritti del moderatore. Citrix funziona su PC, Mac, iPhone, iPad e dispositivi Android. Fino a 150 partecipanti, il software ha un costo di 10 euro al mese per singolo organizzatore. Sono disponibili anche opzioni fino a 250 partecipanti al costo di 14 euro al mese. Citrix offre anche una versione di prova gratuita. 

6. Adobe Connect
 

Questo strumento di Adobe conquista per la propria entità e chiarezza. Il moderatore può autorizzare singolarmente l'accesso alla sala riunioni virtuale. L'invito e l'avvio delle conferenze avviene con semplicità su Outlook. La licenza mensile fino a 25 partecipanti ha un costo di 50 dollari al mese per singolo moderatore (540 dollari per la licenza annuale, circa 500 euro). Per 130 dollari al mese, sono possibili anche webinar e corsi di formazione con fino a 1500 partecipanti. 

Conclusione
 

Le soluzioni Software as a Service (SaaS), basate sul web, offrono un grande vantaggio: la loro manutenzione e il loro aggiornamento  non rappresentano un onere per l'infrastruttura informatica dell'azienda. I complessi sistemi di videoconferenza possono praticamente sostituire interamente le riunioni in presenza. Spesso, infatti, ai moderatori bastano semplici soluzioni video e funzioni base. Nell'interesse della sicurezza dei dati, le imprese dovrebbero dare la preferenza a sistemi di hosting in Germania e maggiore crittografia.