Etichetta e tanto altro: come rendere gli eventi B2B un successo

Il giusto atteggiamento alle fiere B2B

Nel settore B2B, le fiere vis-à-vis sono e rimarranno un importante canale di vendita e un fattore cruciale per l'acquisizione di lead, nonostante la digitalizzazione e le offerte virtuali. È necessaria una buona preparazione per sfruttare al meglio questi vantaggi dello scambio personale. Innanzitutto, dipende dal settore e dal rispettivo gruppo target. Ad esempio, ci sono eventi in cui ci si aspetta un comportamento conservativo. Altri eventi si svolgono in un'atmosfera decisamente più rilassata.
Tuttavia, esistono alcuni comportamenti consigliati per le fiere di ogni tipo, sia per i visitatori sia per i responsabili degli stand. Ciò non significa soltanto curare aspetto e comportamento durante gli eventi in corso, ma anche il follow-up. I seguenti consigli tratti dalla guida al galateo fieristico vi aiuteranno a trarre il massimo da un evento B2B di tal genere.
 

Preparazione per visitatori e organizzatori

Ogni visita a una fiera dovrebbe iniziare prima di entrare nell'area espositiva. La preparazione è diversa per i visitatori della fiera e per il personale dello stand.
 

Pianificare la visita in fiera

È consigliabile che i visitatori fissino una serie di appuntamenti allo stand e di colloqui di approfondimento durante la fase di pianificazione della loro visita alla fiera. Ciò significa prepararsi al confronto e, ad esempio, preparare argomenti e domande specifiche. In questo frangente può essere utile ricevere consigli e suggerimenti dai colleghi. Un altro punto importante è il mezzo utilizzato per il viaggio: treno, auto o aereo. Se necessario, i biglietti devono essere acquistati per tempo. Questo vale anche per la prenotazione di camere d'albergo per soggiorni più lunghi, perché altrimenti i prezzi possono essere esorbitanti. Inoltre, non deve mancare l'abbigliamento adatto. Sia per le riunioni ufficiali sia, se necessario, per un programma più informale.
 

Per gli espositori: pianificare la presenza in fiera

Per la pianificazione di una visita a una fiera, gli espositori si preoccupano principalmente di trovare l'evento giusto, ma anche di individuare il giusto tipo di presentazione. È quindi importante valutare a quali impegni può avere senso partecipare. Inoltre, qual è lo scopo principale della partecipazione? Curare l’immagine, acquisire nuovi clienti o presentare un nuovo prodotto? L'aspetto e il design devono essere strettamente orientati a tutto questo e alle esigenze del gruppo target. Oltre all'attrezzatura e ai costi a essa associati, è importante considerare anche se ci sia personale competente sufficiente per la gestione dello stand. Inoltre, è necessario risolvere le questioni tecniche in loco (ad esempio, forniture di energia elettrica, acqua, telefono e connessione Internet). Inoltre, la partecipazione deve essere annunciata in anticipo, attraverso opuscoli, il sito web dell'azienda o una landing page appositamente creata, oltre che tramite e-mail e i vari canali social. Dovrebbero essere inclusi sia il programma (compresi gli orari) sia ulteriori informazioni utili (parcheggi, ristoranti nelle vicinanze ecc.) per i visitatori della fiera. È opportuno invitare personalmente contatti importanti e potenziali clienti.
 

Etichetta in fiera: le regole di buon comportamento più importanti

Sia i visitatori della fiera sia gli espositori si propongono con cortesia e condotta obiettiva. Entrambe le parti dovrebbero affrontarsi con rispetto e apertura. Gli appuntamenti concordati devono essere rispettati e, se necessario, preparati individualmente. Durante le conversazioni, le domande pertinenti, le proposte ed eventualmente le critiche, dovrebbero essere espresse in modo professionale. È importante ascoltare l'interlocutore fino alla fine. Inoltre, non dovrebbero essere fatte promesse che non possono essere mantenute. 
Tutti i partecipanti dovrebbero rimanere attenti e concentrati per tutta la durata della fiera. Questo vale anche per il comportamento durante un programma serale più informale. Spesso offre opportunità inaspettate per il networking. Tuttavia, è importante non essere troppo informali: chi appare stanco o visibilmente sotto l'effetto dell'alcol la mattina seguente durante un appuntamento non farà una buona impressione. Il personale dello stand non deve stare in gruppo o sembrare annoiato. Le mani nelle tasche dei pantaloni o lo stare seduti per lunghi periodi di tempo sono tabù, così come i comportamenti da ciarlatani.
 

Fare affari, trovare nuovi partner commerciali

Solo il personale adeguato e impiegato rende una fiera B2B un successo. Questo vale sia per i visitatori sia per gli espositori. Pertanto, è importante assegnare responsabilità e compiti specifici a ciascun membro del team. In questo modo, tutti sanno cosa fare. Indipendentemente da come viene stabilito un contatto e quale sia il suo obiettivo, lo scambio deve sempre avvenire in modo rispettoso e su un piano di parità. È importante anche stabilire quanto tempo dovrebbero durare le conversazioni e le trattative con i vari partner commerciali. È necessario prevedere dei margini di tempo nel caso in cui un incontro importante dovesse superare la durata prevista. È importante che il tempo e lo sforzo impiegati siano proporzionati in modo ragionevole ai risultati desiderati.
Entrambe le parti dovrebbero avere a portata di mano informazioni importanti e facilmente trasferibili in formato digitale, come informazioni sui clienti o sui prodotti. Inoltre, può essere utile portare con sé e distribuire biglietti da visita con le informazioni di contatto più importanti.
 

Follow-up della fiera

Il follow-up è importante almeno quanto la fiera stessa. Solo così molti incontri si trasformano in potenziali opportunità di business o addirittura in accordi. Pertanto, è importante riservare un tempo sufficiente dopo la fiera. A questo punto è fondamentale: valutare le informazioni raccolte sui lead (digitali) e ordinarle in base alle opportunità potenziali. Questo include anche l'analisi e la classificazione dei biglietti da visita. È importante dare priorità ai contatti più promettenti e devono essere contattati (personalmente) dopo la fiera. A te e a tutti gli altri potenziali clienti seri dovrebbero essere fornite offerte, moduli oppure opuscoli adeguati. Questo dovrebbe avvenire preferibilmente entro due settimane dalla fine della fiera.
Più specifici sono gli obiettivi delineati con l'evento, più facilmente possono essere utilizzati per la valutazione finale del successo. A questo scopo, è utile una riunione di follow-up con tutti i partecipanti rilevanti. Quali obiettivi sono stati raggiunti, quali no? Cosa è andato bene e dove ci sono margini di miglioramento? Queste e simili questioni dovrebbero essere discusse internamente circa quattro settimane dopo la fiera. In questo modo, è possibile trarre conclusioni anche sul contenuto, sulla progettazione e sullo svolgimento del prossimo evento.