Strumenti di collaborazione come soluzione di comunicazione per team decentralizzati

Comunicazione di gruppo nelle aziende: gli strumenti di collaborazione si stanno affermando sempre più

Maggiore produttività ed efficienza a costi relativamente bassi: gli strumenti di collaborazione basati sul cloud continuano a superare i mezzi di comunicazione tradizionali. Prima della pandemia da COVID-19, erano principalmente le grandi aziende finanziariamente solide a utilizzare sistemi di videoconferenza oltre a e-mail e telefono per la comunicazione. Oggi, invece, servizi di messaggistica istantanea e altri programmi per migliorare il lavoro di squadra sono saldamente radicati nella maggior parte delle aziende.

Sapevi che un corretto utilizzo delle tecnologie sociali nelle aziende può aumentare la produttività fino al 25%? Le aziende che rinunciano agli strumenti di collaborazione sociale per la comunicazione tra team che lavorano in modo decentralizzato e i dipendenti in lavoro da remoto rischiano di essere tra quelle che regalano annualmente l’equivalente di circa 900 miliardi di dollari statunitensi.

In un articolo del Sole 24 Ore del 2022, circa il 69% dei partecipanti ha dichiarato di utilizzare spesso o molto frequentemente strumenti di collaborazione digitale per la comunicazione interna ed esterna, ponendo l’Italia decima in una classifica di 28 Paesi. I servizi di messaggistica pura (54%) e gli strumenti di videoconferenza (71%) sono ancora più diffusi.
 

Un confronto tra gli strumenti di collaborazione più diffusi
 

Microsoft Teams

Questa piattaforma completa di comunicazione e collaborazione di Microsoft fa parte della suite Microsoft Office 365 ed è quindi ampiamente utilizzata da molte aziende, quindi spesso anche la comunicazione esterna viene effettuata utilizzando questo strumento. È possibile accedere a quasi tutte le funzionalità comuni: chiamate audio e videoconferenze, chat di gruppo e conversazioni private, ed esiste anche la possibilità di condividere e modificare file insieme.

Inoltre, lo strumento può essere utilizzato anche per webinar e corsi di formazione. Altre applicazioni e servizi Microsoft possono essere facilmente integrati. Microsoft Teams dispone anche di ampie funzioni di sicurezza e conformità, tra cui la crittografia dei dati e l'approvazione separata per l'accesso degli ospiti.
 

Google Workspace

Chiunque faccia parte del mondo di Google difficilmente può evitare Google Workspace. Qui si riuniscono diversi strumenti di produttività e collaborazione basati sul cloud del gigante della tecnologia: Google Docs, ad esempio, consente ai dipendenti di lavorare insieme su documenti su un argomento, Google Sheets viene utilizzato per i fogli di calcolo e può essere utile per la programmazione delle ferie. Con Google Slides, possono essere create presentazioni e Google Meet è il servizio di videoconferenza e messaggistica istantanea. Il programma di posta elettronica Gmail può essere utilizzato anche dalle aziende.
 

Slack

Slack, lo strumento di collaborazione cloud basato sulla chat si è sempre più affermato nel settore industriale negli ultimi anni. Il programma è particolarmente apprezzato dalle start-up grazie alla sua facilità d'uso: l'installazione di un software non è assolutamente necessaria.

In caso di necessità, crea canali diversi per ciascun team, per argomenti o per aree di responsabilità. Sono possibili anche chat dirette tra più persone. È inoltre possibile aggiungere parti esterne al software di collaborazione. I servizi e le app di diversi provider sono facili da integrare.

La protezione dei dati di Slack si basa su standard statunitensi piuttosto deboli rispetto agli standard europei. Tuttavia, per impostazione predefinita, Slack crittografa i dati inattivi e durante la trasmissione per tutti i clienti. Inoltre, protegge i dati dalla perdita con strumenti come Slack Enterprise Key Management (Slack EKM), registri di controllo e integrazioni con fornitori di soluzioni comprovati.
 

Zoom

Quasi nessun altro strumento ha tratto tanto beneficio dalla pandemia da COVID-19. Zoom è stata l'alternativa preferita da molte aziende per implementare il lavoro a distanza nel modo più rapido ed efficace possibile. Anche se la concorrenza ha recuperato terreno, Zoom è ancora un potente strumento di collaborazione utilizzato principalmente per le videoconferenze.

Facile da configurare, facile da usare e dotato di molte opzioni, ottiene punti rispetto agli strumenti a servizio completo. Zoom ha recentemente presentato un assistente basato sull’intelligenza artificiale per aiutare gli utenti a preparare riunioni e scrivere e-mail.
 

Miro

Secondo le sue stesse dichiarazioni, questo strumento relativamente nuovo è una piattaforma di collaborazione visiva per riunioni, brainstorming, flussi di lavoro agili e pianificazione strategica. Gli utenti possono creare lavagne online e condividerle con i membri del team, anche con l’aiuto di diversi modelli.

Chiunque può quindi modificare le bacheche e aggiungere note, immagini, video e altri contenuti multimediali. I processi di lavoro sono presentati visivamente e chiaramente e l’interfaccia utente è intuitiva e facile da usare.  Lo strumento è compatibile anche con altri software, come Slack e Trello.
 

Trello

Trello semplifica la gestione dei progetti all’interno delle aziende e quando si lavora con i clienti. Il cuore del programma sono le bacheche Kanban con schede ed elenchi che contengono attività, progetti o obiettivi. Questi possono essere posticipati quando le attività sono state completate o le priorità cambiano. È possibile assegnare attività e documentare i modi per raggiungere gli obiettivi. Trello si concentra sulla facilità di funzionalità e accessibilità, ma la gamma di funzioni è in gran parte limitata alla visualizzazione dei flussi di lavoro.