La fine dei processi di approvvigionamento rigidi
Numerosi processi, che per anni hanno funzionato perfettamente nel settore degli approvvigionamenti, sono stati messi a dura prova negli ultimi anni: molti non sono riusciti a resistere alle pressioni finora inimmaginabili nelle catene di fornitura. Conflitti e rischi globali, interruzioni delle catene di fornitura, carenza di materiali e un mercato in continuo cambiamento hanno richiesto un ripensamento fondamentale nelle organizzazioni di acquisto delle aziende. Se in passato erano rilevanti solo i costi, la qualità e i tempi, oggi la resilienza delle catene di fornitura è diventata il parametro più importante. Inoltre, ci sono esigenze di sostenibilità che all'inizio degli anni 2000 avevano poca importanza.
L'agilità come fondamentale fattore competitivo
L'agilità è ormai diventata un importante fattore competitivo. I vantaggi delle catene di fornitura agili in termini di flessibilità del lavoro e degli impianti, gestione dei rischi, posizionamento delle scorte e pianificazione integrata superano nella maggior parte dei casi gli svantaggi, quali un maggiore livello di scarti o prezzi più alti per determinati tipi di merci. Una catena di fornitura agile e orientata al futuro si distingue per flessibilità, trasparenza ed efficienza dei costi.
Tuttavia, per implementare metodi di lavoro agili, si devono creare le condizioni necessarie nelle organizzazioni di acquisto. Per riformare i processi di acquisto consolidati, sono utili framework di gestione dei progetti come Scrum o Kanban, o approcci come il Design Thinking, che supportano processi di lavoro flessibili di team interdisciplinari. Questi team non sono composti solo da dipendenti dell'area acquisti, ma vengono formati in base al progetto con colleghi dei reparti specializzati, dell'IT, della gestione della qualità o della produzione.
Un esempio è la gestione dei fornitori: con metodi agili, i fornitori vengono esaminati e valutati regolarmente, considerando non solo la qualità e il prezzo, ma anche la capacità di adattarsi ai requisiti e alle esigenze in continua evoluzione del cliente.
Anche la cultura aziendale in generale e la struttura organizzativa dell'area acquisti in particolare devono essere esaminate. Innanzitutto, occorre creare una mentalità agile in azienda, le gerarchie rigide devono cedere il passo ai principi del New Work: più autonomia per le decisioni dei dipendenti, team e reparti, che vengono prese in modo indipendente con l'inclusione del feedback dei clienti o dei committenti, senza necessità di lunghi accordi. I dipendenti non vengono delegati dall'alto, ma in gran parte si autogestiscono. L'iniziativa e la responsabilità individuale devono essere volute e abilitate all'interno dell'azienda e gli errori devono essere tollerati.
Nuova fase della trasformazione digitale negli acquisti
L'intelligenza artificiale cambierà radicalmente il settore degli acquisti. In parte, programmi come ChatGPT sono già stati introdotti e supportano gli acquirenti nelle attività quotidiane. Attualmente, i bot intelligenti spesso eseguono solo compiti di routine standardizzati, alleggerendo il carico di lavoro dei dipendenti, ma potrebbero già svolgere attività molto più complesse. Ad esempio, le applicazioni di IA sono in grado di analizzare i dati storici sulle prestazioni dei fornitori, le fluttuazioni dei prezzi e le variazioni della domanda, per formulare previsioni accurate per il futuro. Gli acquirenti possono basarsi su queste informazioni per ottimizzare le strategie, ridurre rischi e costi.
Per le organizzazioni di acquisto agili, processi come la qualificazione, la valutazione e la classificazione dei fornitori sono particolarmente essenziali, e il software di intelligenza artificiale può gestirli in modo più completo e su una base di dati più ampia rispetto al dipendente umano. L'acquisto del futuro sarà composto principalmente da ruoli strategici, che in team agili dovranno reagire rapidamente agli eventi e risolvere problemi concreti. L’intelligenza artificiale sarà di grande aiuto in tal senso.