Con il Guided Buying gli acquirenti possono sentirsi più sicuri

Cataloghi confusi, requisiti rigorosi nella selezione dei fornitori: anche semplici processi operativi di approvvigionamento possono richiedere tempo se si vogliono evitare errori negli ordini. Qui entrano in gioco le soluzioni software di Guided Buying: semplificano e automatizzano il processo di acquisto quasi completamente. Nonostante i complessi sistemi di acquisto B2B nelle aziende, i dipendenti possono effettuare ordini attraverso questo tipo di assistenza all'approvvigionamento senza bisogno di una formazione preventiva.

Le soluzioni Guided Buying si distinguono per un'interfaccia utente intuitiva, ispirata ai processi di acquisto B2C. Accompagnano gli acquirenti durante l'intero processo di approvvigionamento, offrendo raccomandazioni e suggerimenti e richiamando l'attenzione sulle linee guida di acquisto stabilite dall'azienda. Grazie a questo supporto, gli acquirenti possono facilmente acquistare i prodotti giusti dai fornitori giusti al miglior prezzo.
 

Ordini senza coinvolgere il reparto acquisti

Queste soluzioni di approvvigionamento possono alleggerire il lavoro del reparto acquisti consentendo che certi ordini siano effettuati senza il loro coinvolgimento. Il cosiddetto Maverick Buying è infatti molto diffuso: secondo vari studi, la quota di Maverick Buying in Italia è in crescita, il che significa che una percentuale non trascurabile di ordini viene effettuata direttamente dai dipartimenti senza coinvolgere il reparto acquisti. Soprattutto materiali di approvvigionamento indiretto o parti di basso valore vengono acquistati in questo modo.

Gli svantaggi del Maverick Buying, come la mancanza di trasparenza, l'aumento dei costi di processo e i fornitori non idonei, vengono minimizzati dal Guided Buying. I dipendenti dei dipartimenti specializzati possono selezionare i materiali e ordinare autonomamente. Il supporto IT garantisce che vengano rispettate le direttive stabilite dal reparto acquisti e che i processi di ordinazione siano registrati correttamente con tutti i dati necessari.

 


Ulteriori vantaggi delle soluzioni Guided Buying con l'esempio di SAP

L’implementazione di soluzioni di acquisto guidato comporta ulteriori vantaggi per le PMI. Con SAP Ariba Guided Buying, uno dei software di procurement più collaudati, gli utenti traggono numerosi vantaggi:

  • Categorie di spesa preconfigurate per ciascun settore
  • Controllo dei costi e visualizzazione chiara delle spese per ciascun dipendente in tempo reale.
  • I tempi di elaborazione degli ordini, delle fatture e dei pagamenti si riducono, con un conseguente risparmio sui costi
  • Si sfruttano meglio sconti e scontistiche dei fornitori.
  • Accesso ad Ariba Network, una delle più grandi reti globali di partner commerciali con circa 3,7 milioni di aziende.
     

In che modo i chatbot possono guidarti attraverso il processo di acquisto

In molti casi, le soluzioni di acquisto guidato integrano sistemi bot che fungono da assistenti virtuali per guidarti attraverso il processo di acquisto. Questo offre già aree di prodotto in modo che l'utente possa arrivare all'articolo desiderato con pochi clic. Se non si tratta di un prodotto comune e ordinato di frequente, il dipendente può mettere sulla strada giusta il chatbot con una frase o una parola.

Se un dipendente ha bisogno di nuova carta per la stampante e inserisce la parola nella maschera, il bot guida l'utente attraverso il processo di ordinazione chiedendo il formato e altre caratteristiche. Una volta trovata la carta giusta, il modulo d'ordine compilato dal bot viene inoltrato al reparto acquisti o direttamente al fornitore, a seconda del valore dell'ordine e delle autorizzazioni necessarie.

I chatbot intelligenti oggi sono accessibili come dipendenti umani e disponibili su vari canali. Che sia su PC o smartphone, tramite messaggio vocale o di testo, i chatbot con intelligenza artificiale si possono adattare a qualsiasi situazione e integrare in qualsiasi piattaforma.