Il processo dell'approvvigionamento negli acquisti
- Valutazione dei bisogni
- Controllo delle giacenze
- Approvazione del budget
- Selezione dei fornitori
- Effettuazione dell'ordine
- Monitoraggio dell'ordine
- Ricevimento delle merci
- Elaborazione del pagamento
Il processo di approvvigionamento: gli otto passaggi illustrati nel dettaglio
1. Valutazione dei bisogni
La valutazione dei bisogni si svolge all'inizio di tutti gli ordini. Fornisce una panoramica dei beni e dei servizi richiesti dall'azienda. A tal fine, la scorta di materiale in magazzino è confrontata con gli ordini di produzione e vendita, nonché con gli ordini di acquisto.
In generale, per la valutazione dei bisogni, si fa una distinzione tra tre diversi tipi di requisiti. Requisiti primari (ad esempio, dispositivi vendibili e parti di ricambio), requisiti secondari (ad esempio, materie prime e singole parti) e requisiti terziari (ad esempio, materiali ausiliari e forniture).
In sostanza, esistono tre modi per effettuare la valutazione dei bisogni. Si tratta delle modalità deterministica, stocastica ed euristica. Con l'approccio di tipo deterministico, la valutazione viene effettuata utilizzando liste di scorte e formule. L'approccio stocastico utilizza i dati di consumo precedenti. Per questo, vengono usati, tra le altre cose, metodi matematici, come l'analisi di regressione e le medie calcolate. Con l'approccio euristico, la necessità è determinata in base a stime oggettive da parte di personale esperto.
Lista di controllo:
- Sono state individuate la quantità e la qualità richieste?
- In media, qual è la quantità di materiale presente in magazzino?
- Quante volte all'anno consegna il magazzino?
- In media, per quanto tempo i singoli materiali vengono stoccati in magazzino?
- Quali beni e servizi devono essere acquistati?
2. Controllo delle giacenze
Il controllo delle giacenze è una parte importante della valutazione dell'inventario. Offre un confronto tra il valore target e il valore effettivo delle scorte sotto forma di dati anagrafici degli articoli, numeri di serie e listini prezzi. Da ciò è possibile ricavare importanti valori chiave sulle scorte attuali, sulle scorte minime, sui consumi medi, sui prezzi di acquisto, sugli ordini programmati e molto altro ancora. Il controllo delle giacenze è un importante passaggio iniziale nella preparazione dell'ordine.
Lista di controllo:
- Le scorte di materiale, i movimenti, gli incassi e i prelievi sono tutti documentati?
- E per quanto riguarda i tempi di consegna e il tasso di rotazione?
- Quanto viene ordinato e quando?
- Quali articoli sono conservati presso il magazzino della vostra azienda?
- Quali articoli devono essere contati e quando?
3. Approvazione del budget
Una volta determinato il controllo delle giacenze e la valutazione dei bisogni, è necessario confermare il budget . Si tratta, in sostanza, di una questione di gestione, non di logistica dei materiali. In generale, prima di approvare un budget, tutti gli ordini programmati vengono controllati da un centro di costo (generalmente interno) per assicurare che siano in linea con il quadro finanziario generale. A questo punto vengono attivate anche le misure di protezione della liquidità, nel senso che molti ordini rappresentano transazioni "ad-hoc".
Non possiamo offrire una lista di controllo per l'approvazione del bilancio, poiché questo processo dipende strettamente dalle linee guida delle rispettive aziende. Ciò significa che non è possibile formulare indicazioni generali.
4. Selezione dei fornitori
Una volta approvato il budget, arriva il momento di selezionare i fornitori appropriati. A questo punto, è importante anche procedere con estrema cautela, dato che la qualità dei vostri servizi o prodotti dipende in larga parte dalla qualità dei materiali, prodotti e servizi acquistati. Per questo motivo, la selezione dei fornitori dovrebbe essere considerata parte del processo di approvvigionamento strategico e di solito viene effettuata con largo anticipo.
Quando si esaminano i (nuovi) fornitori, si consiglia di effettuare un'indagine formale sotto forma di questionario. Gli audit esterni possono essere svolti anche presso la sede del fornitore, per valutare la qualità del sistema in loco. Ultimo ma non meno importante, tutti i campioni devono essere esaminati con attenzione.
Lista di controllo:
- Il fornitore è adatto a soddisfare i vostri specifici requisiti di qualità?
- Qual è l'andamento dei prezzi e dei costi del fornitore?
- E i tempi di consegna e il rispetto delle scadenze?
- Quali sono i termini e le condizioni di consegna?
- Quali sono i tempi di consegna?
- Posso richiedere dei campioni?
- C'è una persona di riferimento fissa da contattare?
- Il fornitore è flessibile e proattivo?
- Quali sono le scadenze dei pagamenti?
- Quali sono i metodi di pagamento disponibili?
- Quali sconti sono disponibili?
- Bisogna stipulare un accordo di non divulgazione?
È possibile trovare informazioni più dettagliate riguardo la selezione del fornitore.
5. Effettuazione dell'ordine
La scelta del fornitore costituisce la conclusione del processo decisionale. Quando si procede alla selezione, è possibile prendere in considerazione diversi fornitori, il che significa poter passare, se necessario, a un fornitore alternativo. Ora è il momento dell'ordine. L'ordine è la richiesta formale di un prodotto o servizio al fornitore. Se l'ordine viene effettuato immediatamente dopo un'offerta vincolante di un fornitore ed entro il termine di accettazione dell'offerta, viene direttamente stipulato un contratto. Se l'offerta non era vincolante, il fornitore deve prima fornire una risposta all'ordine inviando una conferma.
Lista di controllo:
- L'ordine contiene tutti gli articoli nelle quantità e nelle unità di misura corrette?
- La data di consegna e l'indirizzo sono specificati?
- L'ordine contiene tutte le informazioni su prezzo, valuta e termini di pagamento?
- L'indirizzo del fornitore è corretto?
- E' stata creata una cronologia dell'ordine?
- Sono state chiarite tutte le modalità e le procedure di reso?
- Esistono opzioni per il tracciamento dell'ordine?
- Esistono condizioni di garanzia speciali o caratteristiche specifiche per ciascun paese?
- Il servizio clienti del fornitore è facilmente accessibile in qualsiasi momento?
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Monitoraggio dell'ordine
È possibile che un fornitore non riesca a rispettare i termini di consegna o che consegni articoli non corretti, per questo il monitoraggio degli ordini è essenziale. Per questo motivo, è importante documentare con precisione la cronologia dell'ordine. Solo una cronologia degli ordini correttamente gestita (ad esempio sotto forma di promemoria) consente di reagire tempestivamente agli eventi ed evitare danni al proprio processo a valore aggiunto. Per monitorare gli ordini, sono disponibili sistemi integrati nell'IT dell'azienda.
Lista di controllo:
- La cronologia dell'ordine è chiara e informativa?
- Le scadenze sono state rispettate o ci sono dei ritardi?
- È tutto pronto per un eventuale sistema di sollecito e richiesta?
- Gli articoli ordinati devono essere annullati?
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7. Ricezione delle merci
Ricezione delle merci non significa solo accettare materialmente gli ordini effettuati. Include anche la documentazione di ricevimento e spedizione degli articoli e dei relativi dati di input Il valore e la quantità degli articoli in arrivo devono essere anch'essi registrati nei vostri account. Generalmente, queste registrazioni vengono effettuate utilizzando le bolle di accompagnamento o le fatture che dimostrano la ricezione della merce.
Quando si ricevono degli ordini, è importante che le merci consegnate siano accuratamente confrontate con la bolla di accompagnamento. Se al ricevimento della merce si riscontrano dei difetti, la spedizione deve essere rifiutata oppure occorre sporgere immediatamente un reclamo presso il fornitore. Se ciò non accade, la quantità indicata sul documento di trasporto si considera consegnata e priva di danni.
Lista di controllo:
Prima di accettare le merci
- La merce è quella da voi ordinata?
- L'ordine per la merce è davvero disponibile?
- Il numero di pacchi consegnati corrisponde a quello dichiarato sui documenti di consegna?
- Gli articoli soggetti a scambio sono in condizione di poter essere scambiati?
- L'ordine presenta danni esterni visibili?
- I tempi di consegna sono stati rispettati?
Dopo aver accettato le merci
- I pacchi contengono quanto riportato sulla loro etichetta?
- Le merci mostrano segni di danneggiamento che non si notavano dall'esterno?
8. Elaborazione del pagamento
Una volta accettata la merce, il reparto contabilità controlla la fattura non appena questa è disponibile. La fattura deve corrispondere sia all'ordine che alla bolla di consegna. Se non è così, spetta al reparto contabilità chiarire queste discrepanze. A tal fine, il reparto contabilità contatta sia il fornitore che l'ufficio acquisti. Una volta chiarito il tutto, la fattura viene approvata e registrata. Viene creata un'autorizzazione di pagamento e l'importo della fattura può essere pagato tramite la banca.
Lista di controllo:
- L'ordine e le informazioni sulla nota di consegna corrispondono?
- Gli estremi bancari sono tutti corretti?
- Le fasi di pagamento sono state tutte controllate e approvate?
- È chiaro dove e come deve essere archiviata la fattura?
Il processo di approvvigionamento è completato una volta che la fattura è stata pagata.
A prescindere dal fatto che si lavori in una piccola azienda o in una grande società, le fasi del processo di approvvigionamento seguono solitamente questo schema. Oggi, questi processi possono anche essere supportati dai software.
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